Conduire une réunion ne s’improvise pas. Pour atteindre les objectifs fixés et éviter les erreurs, quelques bonnes pratiques sont à maîtriser. Quels sont les différents types de réunion ? Quels outils et méthodes faut-il pour animer efficacement ? Surtout en cette période de covid, il est nécessaire de bien se préparer pour les différentes mesures à prendre que ce soit en parole qu’en comportement. En effet, il est très important de gérer la santé mentale de tous, mais également le comportement stress post pandémie. Toute gestion de risques se doit d’être bien définit. Diverses préparations de prise de parole sont ainsi à ne pas laisser.

Bien préparer la rencontre

Quel que soit le contexte dans lequel est organisé la réunion de travail, le comportement rencontre public est important. Une préparation rigoureuse est essentielle à son bon déroulement. Cela assure une efficacité renforcée. Il faut en effet mettre en place des objectifs, une sélection des participants et des membres, compilation des documents et toute information utile, les publics cibles… Il est crucial d’assurer que tout est prêt le moment venu afin de maximiser la productivité individuelle et collective, mais également d’éviter les risques de mauvaise prise de parole. Le jour J, quelques vérifications de dernière minute sont à prévoir, notamment du côté matériel disponible. Il faut en effet s’assurer du bon fonctionnement des différents appareils qui seront utilisés : le rétroprojecteur, connexions internet, et les autres outils nécessaires. Pour ceux qui sont mal à l’aide pour la prise de parole en public, il est conseillé de prendre confiance en soi et se familiariser avec cette peur pour la transformer en énergie positive.

Choisir le type de réunion à effectuer

Pour toute prise de parole, il est nécessaire de définir le type de prise de parole selon la thématique abordée, les objectifs attendus ainsi que le contexte dans lequel la réunion sera pilotée. Différents types de réunion sont possibles :

– une réunion d’information pour transmettre un/des messages à l’auditoire qui le reçoit de manière passive (mesures à prendre pour le port de masque, etc.)

– une réunion de revue qui est une rencontre formelle. Cette forme se trouve fréquemment dans le cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes concernées par le sujet/projet participent activement. L’objectif est de faire le point sur l’avancée des choses ;

– une réunion d’échange durant laquelle tous les participants échangent sur un sujet donné

– une réunion de résolution de problème dont l’objectif est de débloquer une situation qui s’enlise (propagation covid, risque transmission, propagation du virus dans les lieux publics, etc.), trouver une solution à un dysfonctionnement, gérer un conflit ou une réunion de prise de décision pour réunir les différents acteurs afin d’entériner une décision quant à une problématique précise.

Choisir un bon style d’animation

En tant que manager, la conduite de réunion est un art. En effet, le management d’équipe requiert en effet des échanges plus ou moins réguliers avec les collaborateurs. Ces échanges se matérialisent par l’organisation et le pilotage de réunions de travail plus ou moins formelles. Il s’agit de la base d’une communication managériale efficace, un pilier de l’intelligence collective. Par ailleurs, des échanges avec les différents interlocuteurs professionnels, notamment dans le cadre de la gestion de projet, sont cruciaux pour atteindre les objectifs fixés et mener le projet à son terme. Pour conduire une réunion de travail efficacement, il demeure impératif de maîtriser les techniques d’animation et connaître les différents outils à disposition. Optez ainsi pour une animation énergique et adaptée. Il est important d’instaurer une certaine dynamique de groupe pour une productivité et une efficacité renforcée afin de voir le comportement des participants (publics, jeune…)

Différentes postures sont possibles en matière d’animation : facilitateur permettant aux participants d’échanger librement sous le contrôle discret de l’animateur ; coordinateur pour les protagonistes qui échangent sur un sujet précis. L’animateur structure les échanges et les débats ou directif et gère le temps donné aux participants.

Le comportement en public et en rencontre en cette pandémie

Dans le cadre où des mesures strictes sont prises pour cette pandémie, les activités et les réunions publiques sont interdits. Cependant, la prise de parole reste un élément important pour faire disposer le public des ressources nécessaires en information. Bien évidemment, le port de masque et la distanciation physique sont strictes. Le respect de l’espace personnel, le port de masque et le comportement rencontre public sont également exigés. Afin de protéger la santé de tous, la prise de parole en public pour les réunions définit une exclusion temporaire. Cette pause de toute activité : école, lieux de travail, lieux publics, etc. Parce que la propagation covid se fait le plus souvent grâce à une interaction en lieux publics, il s’agit ainsi de prendre les précautions  et les mesures nécessaires. Les parents, les enfants, tout chef d’établissement ainsi que tous les membres d’une communauté sont invités à respecter les règlements. Toute activité a ainsi cessé pour un délai indéterminé. A Paris et partout dans le monde, des mesures santé sont mises à disposition de tous.

Les gestes à mettre en place pour se protéger du coronavirus sont entre autres les gestes barrières à respecter dont le port de masque dans les lieux publics.